Contrato de encargo del tratamiento

1. Funciones

Usted es el responsable del tratamiento de los datos personales que carga o genera en su espacio de trabajo: sus leads, sus posibles clientes, sus contactos, los registros de sus clientes y su historial de campañas. Usted decide por qué y cómo se tratan. Nosotros somos su encargado del tratamiento y actuamos solo siguiendo sus instrucciones documentadas.

Respecto a los datos que tratamos por cuenta propia (los datos de su cuenta, la información de facturación, los visitantes del sitio web y las personas inscritas en la lista de espera) somos el responsable del tratamiento, y se aplica en su lugar nuestra Política de privacidad.

2. Sus instrucciones

El uso del Servicio, y la forma en que usted lo configura, constituyen sus instrucciones documentadas. No trataremos los datos personales de los clientes para ninguna otra finalidad. Si una ley que nos resulte aplicable nos obliga a tratarlos de otro modo, se lo comunicaremos antes, salvo que esa ley lo prohíba. Le avisaremos si, en nuestra opinión, una instrucción infringe la normativa de protección de datos.

Usted es responsable de contar con una base jurídica para el tratamiento que nos indique, incluido el contacto con las personas de sus listas, y de facilitar la información y las opciones de baja que exija su legislación local. Consulte el apartado 5 de los Términos.

3. Anexo I: descripción del tratamiento

4. Confidencialidad

Mantenemos la confidencialidad de los datos personales de los clientes. El acceso se limita al personal que lo necesita para prestar el Servicio o darle soporte, sujeto en todos los casos a una obligación de confidencialidad y formado sobre sus responsabilidades.

5. Anexo II: medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas conforme al artículo 32, entre ellas:

• cifrado de los datos en tránsito mediante HTTPS;
• tokens de autenticación guardados en cookies httpOnly y SameSite=Lax, marcadas como Secure en producción, de modo que los scripts de la página no pueden leerlos;
• contraseñas almacenadas únicamente como hashes con sal, nunca de forma legible;
• control de acceso basado en funciones dentro de los espacios de trabajo, y acceso con el mínimo privilegio a los sistemas de producción;
• separación de los espacios de trabajo, de forma que los datos de un cliente no sean accesibles desde los de otro;
• registro y supervisión del acceso a los sistemas de producción;
• copias de seguridad, con pruebas periódicas de restauración;
• revisión de estas medidas a medida que cambia el Servicio.

Podemos actualizar estas medidas con el tiempo siempre que no se reduzca el nivel de protección.

6. Subencargados del tratamiento

Usted nos da una autorización general para recurrir a subencargados del tratamiento. La lista actual se publica en keplent.com/es/subencargados. Cada uno se contrata mediante un contrato escrito que impone obligaciones de protección de datos no menos exigentes que este DPA, y seguimos siendo plenamente responsables ante usted de su cumplimiento.

Lo notificaremos a los clientes por email con al menos 30 días de antelación antes de que un nuevo subencargado empiece a tratar datos. Si se opone por motivos razonables de protección de datos dentro de ese plazo, escriba a support@keplent.com; buscaremos con usted una alternativa y, si ninguna es viable, podrá resolver la parte afectada del Servicio sin penalización.

7. Transferencias internacionales

Cuando se transfieran datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se basará en una decisión de adecuación o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, con medidas complementarias cuando así lo exija una evaluación de impacto de la transferencia. El mecanismo en el que se basa cada proveedor figura en la página de subencargados del tratamiento. Cuando se apliquen las cláusulas, se incorporan a este DPA por referencia, y los anexos I y II anteriores las completan.

8. Asistencia

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento:

• le ayudaremos a atender las solicitudes de los interesados que ejerzan sus derechos, y le remitiremos sin dilación indebida cualquier solicitud que recibamos relativa a sus datos;
• le ayudaremos con las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos y con las consultas previas, cuando dispongamos de la información;
• le notificaremos sin dilación indebida, una vez tengamos conocimiento de ella, cualquier violación de la seguridad de los datos personales que afecte a sus datos, con la información de que dispongamos para que pueda cumplir el plazo del artículo 33;
• pondremos a su disposición la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento del artículo 28.

9. Supresión y devolución

Puede exportar los leads, las secuencias y los informes en CSV en cualquier momento durante su suscripción. Al finalizar, y a su elección, suprimiremos o devolveremos los datos personales de los clientes en un plazo de 30 días, salvo cuando la ley nos obligue a conservarlos, en cuyo caso los conservaremos solo el tiempo necesario y seguiremos protegiéndolos conforme a este DPA. Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo de rotación habitual.

10. Auditorías

Previo aviso razonable por escrito, y no más de una vez al año salvo que un regulador o una violación de seguridad exijan otra cosa, responderemos a sus preguntas razonables sobre nuestro tratamiento y le facilitaremos la documentación disponible. Cuando una auditoría presencial sea realmente necesaria, se acordará con antelación, se realizará en horario laboral, estará sujeta a confidencialidad y se organizará de forma que no interrumpa el Servicio.

11. Responsabilidad y prelación

La responsabilidad derivada de este DPA está sujeta a las limitaciones de los Términos del servicio. Si este DPA contradice los Términos, prevalecerá este DPA en materia de protección de datos. Si las cláusulas contractuales tipo contradicen cualquiera de los dos, prevalecerán las cláusulas.

12. Copia firmada

Este DPA está en vigor sin necesidad de firma. Si su proceso de compras necesita una copia firmada por ambas partes, o necesita incorporarla a un acuerdo más amplio, escriba a support@keplent.com y se la enviaremos.